会议可以用于主要会议以使内容得以深入讨论，也可以用于内部活动以就某个新问题的组织立场达成共识，或是确认需要发展与支持的领域。如果组织得好，会议将得以顺利进行，最后的结论性讨论将比所有其他会议部分都好。但是如果组织不好，就会失败。
1、在整个会议中最恰当的时候安排会议
通常，第一位主要发言人发言后比较合适。因为这时与会者应当正满怀希望——现在他们有了个共享知识平台，而且正受到鼓舞，想在这个问题上发言以占有一席之地。
2、确保这个议程的时间长度合适
如果时间太短，与会者也许才刚开始涉及问题。如果时间太长，与会者也许会觉得进展过于缓慢，时间都浪费掉了。时间要不长也不短，恰到好处!
3、考虑多少人参加最合适
只有在有足够的人出席，发表代表性意见成为可能时，此会议才会最有效。反之，过多的人参加会议会使议程形式化，许多人也许会觉得他们没有机会去发表自己的看法。
4、明确会议目标
为每位会议代表在他们的文件袋中准备一份活动清崴指出您希望他们讨论什么，将以何种形式汇报既定讨论结果。
5、提供必要的设备
应当各有活页纸、纸夹、拍纸簿、钢笔，也许还应当各有投影仪(还要记得准备空白幻灯片)或是录机。
6、安排一位主席或是总结发言人来掌控全程
最好是能预先指定人选。这样可以节省时间，因为如果与会者并没有事先对哪位来承担这个任务达成共识(如果与会者互不相识，任务就更艰巨了)，将浪费许多宝贵的时间。如果您已经知道某人有能力做主席、已经被事先通知、并且同意承担这项任务，您也可以有把握组织好会议。主席的任务就是要保证讨论不脱离正题，能够达到会议目标的要求。总结发言人的工作是总结讨论的结果，按照要求以口述或是书面形式(也许两种形式都需要)来演示成果。
7、用一些刺激手段来引发讨论，例如一小段录像
用些这类的刺激性手段将帮助与会者打破沉默(他们也许以前互不相识)，缩小讨论范围，激发成员发表各自的观点。房间布置要保证能够进行最大规模的讨论。成排布置的演讲室将不会达到您希望达到的互动效果。以马蹄型围坐或是以环型围坐都会对与会者有所鼓励，使他们觉得受到了平等的对待。
8、使讨论结果有机会得以反馈
全体会议中较传统的反馈方式是由汇报者发言。然而，如果组织不好，结果将相当乏味。此如说，令人失望的发言人长篇累牍地汇报他们的发现——通常只是他们自己的意见而不是整个工作组的意见。有下列方法可供选择：——规定与会者将个人想法写在活页纸或是系列拍纸簿上，以供检查（要说明张贴的地点)；——只对有限的问题面向全体进行总结汇报(也许仅就一个话题)；——会后提交包含讨论结果的文章，或是可能有会议网站能提供论土来鼓励与会者，使他们能够持续讨论。
