一个会议，派谁去不派谁去、要谁来不要谁来、派几个人去、要几个人来,这些问題不是由某一个人随意决定的，应经过领导们的研究或群众的推举。因为代表单位(或群体)去参加会议其实就是去工作，是件严肃的事情。
那么如何最终确定与会人员的名单及人数,让最合适的人选前来参会？以下方法可供参考。
1、明确参会对象的范围
通知中要明确列出必须参加会议的单位，那些可参加可不参加的单位,不应列入参加的范围。否则,会场将人多嘈杂,这不仅会增加会议接待的压力，同时也会增加会议开支。
2、明确参会对象的职务或级别
对参会人员的职务和级别有何具体要求，要在会议通知中明确写清楚，只有这样，受邀单位才能派出最合适的人选前来参加会议。比如,有的会议要求必须正职干部才能出席，而有的会议只需分管的业务人员参加即可。在会务接待方面,会务组织者据参会人员的不同职务和级别有区别地安排接待和服务工作。
3、明确参会对象的身份
应邀前来开会的与会者，其身份有正式成员和列席成员、旁听成员和特邀成员四种。一方面,参会代表身份不同,在会议期间行使的权利就不同，所以要让参会者明确自己的参会身份，好让他们正确地行使自己的权利；另一方面，会议的组织者和主持人也应清楚其身份，以免影响会议的表决结果。这点对于决策性的大会尤为重要。
4、参会对象要有代表性
这是指应邀前来参会的对象，其观点是否能代表某一部分人的观点，其意见是否代表了某一部分人的意见，他能不能代表这一部分人的利益并为他们说话，这是关乎会议能否真正发扬民主、集思广益的关键因素。
