展会活动策划主要包括谋划、构思、设计的创造性活动等过程，成功的运作的指导是展会项目管理决策理智化、效能化、科学化的前馈依据和程序保证。展会活动策划程序过程的阶段划分及其内容可划分为"确定目标"、"分析调查"、"产生创意"、"方案设计"和"效果评估"等五个阶段。
一、确定目标
任何展会活动策划都是面向应用的学问,是设计性的诊断,而不是单纯试验性的诊断。一项策划往往关系到一个活动、一个项目、甚至一个企业的生命,必须有的放矢、对症下药。因此,策划工作的首要程序就是抓住问题的所在,找出目标。主题要实现的目标,这个目标是制作策划方案的前提,也是论证并评价策划方案的衡量标准,还是策划方案实施控制和实施效果评估的依据。所谓策划目标的确立就是针对策划主题面临的机会和威胁进行分析,在与此相关的影响因素和约束条件下,明晰目标。
二、分析调查
调查分析是展会活动策划工作的基础,都是运用策划的原理和方法分析自身的资源和面临的环境状况的策划程序,诊断和调查都是对企业有关的信息进行分析和整理,为产生创意提供坚实的基础。但诊断偏重对企业自身的判断和分析,主要是找出问题;调查更加偏重对企业环境的分析和企业的经营状况分析,主要明确企业的机会和威胁点。任何成功的策划都是在对大量信息的调查分析基础上产生创意,形成方案的。
三、产生创意
创意是展会活动策划的核心,也是策划方案的生命和灵魂。那么,什么是创意?创意一词最早来自于着名广告人詹姆斯·韦伯·扬的广告名着《产生创意的方法》,由此可见,创意最早源于广告。一般的创意就是我们常说的"好主意、好点子"。但是,项目策划的创意不同于"点子",因为创意不只是依靠个人的灵感,而是如德鲁克所说的"一种可以组织并需要组织的系统性的工作"。因此,策划的创意就是由策划团队组织运用策划的原理和方法共同产生的创造性的意念、巧妙的构思。
四、方案设计
经过产生创意阶段,展会活动策划一般可形成多种概要性方案的框架,在此基础上形成方案,可以运用创新技法谋划达到目标的有效途径,这就是设计并制作策划方案。而策划方案能否有效,还要经过多种方案相比较作初步鉴别。这就必须制定多种可供决策者优选决断的策划方案。
五、效果评估
策划的评估是一项极其严肃而又复杂的工作,为使此项工作顺利开展并获得圆满成功,就必须采用科学的总结评估方法。策划实施的评估结果可以采用定性的评语式、定量的等级式和记分式,最后形成书面材料交给策划主体双方存入档案,以便作为奖惩、查寻和为新的策划提供参考依据。常用的有效方法主要有对比法、统计法、评议法和列表法。
