会议准备工作，是保证会议顺利召开并圆满结束的前提和基础。会议要想达到预期效果，首先取决于准备工作做得如何。对会前准备工作的要求是：“丝丝入扣，万无一失” 。这就要求精心作好会前准备。
1、寄发会议通知
会议通知的内容要全，会议“五要素”即会议名称、会议内容、会议范围、会议时间、会议地址都要一一列出，缺一不可。寄发通知时，要做到“早、细、规范” 。所谓“早” ，即发通知要有适当的提前时间，以便于参加者有所准备；“细”是指通知的内容要具体、详细，便于代表赴会；“规范” ，即通知格式要规范，要做到庄重严肃，行文规则。根据会议的内容和参加者的范围，通知可采用张贴或邮寄的形式。邮寄时最好在信封上写明“会议通知，收到急转”的字样，以免中途耽搁，也有的用电话通知。对距离远的会议参加者，有关住宿和差旅费报销等问题都应一并写明。
2、选择会议地址
会址的确定要本着适中、方便、舒适、经济的原则来确立。会场的大小，要根据会议内容和参加者的多少而定。会场大而参加人员少，会给人一种空荡荡的感觉；会场小而参加者多，又会给人以局促之感。会场布置要和会议内容相称。在大型会议的会场门口，应张贴“欢迎”之类的告示；如果会场不易寻找，应在会场附近安设路标作为指点。
3、确定会议内容
会前要认真研究确定会议的内容，不开无目的、无意义的会议。有些地方，开会好像形成一种惯例，凡会必成文，凡文必开会。会议内容单调而且重复，费时费力，劳而无功，并不能真正解决问题。现代生活的快节奏，使人们始终生活在紧张忙碌之中，召开无意义的会议会浪费与会者的时间，是对他们不尊重的行为。因此，会前应先确定内容，对可开可不开的会议，则坚决不开。
4、确定与会代表
在会议召开之前，必须确定参加会议的人员名单或者人员范围。确定的原则应该是一切从有利于工作出发，严格控制与会人员范围，做到该邀请的邀请，该控制的控制，坚决杜绝与会议无关的人员参加。邀请与会议无关的人员参加，不仅是对其他代表的不恭，也是对他本人的不敬，同时也会冲淡会议气氛。
5、其他准备工作
要把会议开好，除以上几条外，还应提前做好其他准备工作。应在会前成立会务组，大型会议还应分别成立秘书组、文娱组、生活组等，并确定各组的职责范围，做到分工明确，落实到人。此外，还应包括印发会议文件、制发会议证件等。总之，要做到安排妥当，万无一失。
