年会策划首先要准备的工作：确定年会参与群体。一般而言，大部分企业的年会受众是以企业内部员工为主；大型企业也会带有对外性质，邀请客户、政府、合作伙伴等参加，作为客户答谢的品牌文化活动。可见，年会的目的决定了受众群的偏重。受众群体决定了年会的名称：年终答谢会、年度盛会、主题年会等。
企业年会需要确定年会目的
增强员工归属感、凝聚力、深化内部沟通、促进战略分享、增进目标认同，汇报全年的企业业绩并制定目标，等等。小的团队通常会通过办些小型音乐会等较有创意的活动，但几百人的团队或员工遍布在全国各个区域，那么年会就是一次大家相互进一步认识，交流感情，展示自我的好机会。所以较大的团队通常会采用会议（白天，用于总结分享）＋晚宴（用于聚会）的方式作为年会的主旋律。
企业年会需要确定年会主题
以企业文化入手，从企业经营目标入手，从行业背景入手，等等，例如不忘初心、砥砺前行，二次创业新征程、乘风破浪耀南亚，这个冬天、我们在一起，这三个主题依次对应以上的三个角度。如果每年的年会能在往年的年会主题的基础在寓意上有递进，那就更好了，也可以参考2B行业大B企业每年峰会的主题演变找些感觉。
企业年会需要确定会议预算
通常每年年会的人均预算，会参照往年的费用，根据今年业绩进行正向或反向的调整。有了预算，就好确定年会地点、酒店标准、礼品这些费用大头，以及年会的为期时间，全国性的企业还会涉及各区一起办还是分开办，这里的交通费用也占了总体预算的大头。
企业年会需要确定时间
越早确定，准备的时间越充分，越能对会议细节处理好。当然了，准备年会之外，每个人都有自己日常的工作。所以成立一个年会工作小组非常有必要，便于分工和执行，这个在第二步年会策划中会详细展开。
年会是一个系统工程，可以用到项目管理的方法。
年会策划的重点
首先需要建立一个年会工作小组。
顾问组：将公司高层纳入顾问组，因为年会的目的之一是增强员工归属感、凝聚力、汇报全年业绩展望来年，积极采纳管理层的建议，有助于帮你实现这个目的；
组长：对整个年会负责，包括人员分工，顾问组沟通，资源总协调等；
副组长：2-3名，分别管理各个执行小组；
设计组（邀请函、年会背景板、主题图的设计）
采购组（含场地、交通、礼品、各类物料等）
线上营销组（营销创意、文案等）
沟通协调组（各个部门或区域的协调沟通人员）
会议组（确定会议内容，分享人员、顺序、分享主题、时间等）
节目组（节目足够精彩，回忆才会够浓）
... 根据会议组织的复杂程度，可以再细分。
这里着重提下协调沟通组，如果公司规模较大，员工分布在全国各地，那么在各个区域或部门找到一位沟通协调人员对年会准备的效率非常有帮助，年会信息的传达，员工信息的搜集才能进行的有条不紊。
列一份年会项目准备表。
从员工定机票、火车票开始，到落地接机、接车，直到送员工安全返程，每个环节、相应的事宜、对应的跟进表单、备注、负责人、目标完成时间、完成程度，等等。对年会的整个议程了然于心。
