想要成功举办一场新闻发布会，活动策划公司或者公关策划人员必须有一支精干的筹备队伍（一般由下属公关人员组成），分工明确，配合密切，督促他们将筹备工作落实到实处。同时，新闻发布会前期，准备工作一定要细致。因为准备工作完成的情况，决定了这场新闻发布会的整体效果，那么活动公司在策划新闻发布会的时候，一般有哪些准备工作和流程呢？
一、新闻发布会什么时候举办？
我们知道，如果想要获得人们持续的信任，那么就不要空喊：狼来了！策划新闻发布会时也还要放空炮。勿要使你的信誉--关乎媒介对公司的态度－承担风险。
不要让媒介感到参加本来可以由其它形式代替的新闻发布会是浪费时间。是否召开新闻发布会应取决于它是否值得召集各地记者跋涉而来。记者得到的不应该只是趣味性的故事，还应该包括信息。
新闻发布会策划，前期7项准备工作和流程
适于召开新闻发布会的时机包括：公司及产品（服务）已成为某一公众关注问题的一部分、公司或其他成员已成为众矢之的、新产品上市、开始聘用某大腕明星作为自己的广告模特（记者有时对广告不感兴趣而觉得广告模特值得关注）、公司人员重大调整、扩大生产规模、取得最新记录的销售业绩等等。
不过，在公司考察是否举办新闻发布会时，首先应对照下列问题项目检查一下：
1、一则新闻通稿或声像资料带、附带事件简介、背景资料是否完全可以提供给记者所需、媒介受众喜欢的故事？
2、让记者们亲眼看到或试用某一新产品时，是否可以给一则新闻通稿增加些什么？
3、公司高层管理者或董事会成员公开露面是有为公司获得或提高凝聚力和可信度？
4、能否提供给记者在别处得不到的新闻？
5、是否存在其他有效向记者传递信息的途径？如，一次聚餐。
6、公司新闻发言人能否有效传递信息并经受住提问的考验？
7、与记者面对面的交流是否可以为他们提供一个询问公司其他方面情况而我们又不希望将之公开化的机会？
二、筹划与准备中的彩排
俗话说：有备无患。对组织传播而言，信息必须经过精心处理并使其准确地抵达特定公众。信息传播渠道也须精心挑选。所以，绝不打无准备之仗，务必要先期实施培训与排练。
一般地，搞一两次系统化培训是必要的。这样，你可以预见到发言人是否称职、哪些方面还欠缺。但也不要训练过多，那样你最后出现在记者、电视面前时就会像一台机械的录音机。具体训练方法如下：
1、聚集那些平时敢于直言的人，让他们坐在记者席，给他们两类问题--一类是肯定会被问到的，还有一类是你希望不被问到的。让记者提问。如必要，重复2~3次。
2、让通晓技术过工艺流程的人员与会，以检查发言人所说是否准确；如设计法律，那么公司法律顾问也应在召集之列。
3、反复播放彩排录像，让新闻发言人看看自己的表情、体语效果，然后提出意见。
4、专业人士培训。有些公司认为这是浪费时间、金钱，其实是不懂专业培训的价值所在。即使你天真地认为自己永远不会召开新闻发布会，但你必然会遇到类似的情况出现在你的办公室里--如果某件丑闻引来大批记者蜂拥而至，那时就来不及训练了。
三、谁来当新闻发言人？
代表公司形象的新闻发言人对公众认知会产生重大影响。如其表现不佳，公司形象无疑也会令人不悦。此外，新闻发布会也是公司要员同媒介打交道的一次好机会，值得珍惜。
新闻发言人的条件一般应有以下的几方面：
1、有效传播与沟通能力是第一位的要求。涉及知识面、清晰明确的语言表达能力、倾听的能力及反应力、外表--包括身体语言。
2、执行原定计划并加以灵活调整的能力。
3、头衔很重要--新闻发言人应该在公司身居要职，有权代表公司讲话。
四、确定新闻发布会的日期
确定在哪一周的哪一天、哪一天的哪一时刻很重要。一般是锁定目标公众开始的，即首先考察一下目标公众哪一时间是最容易获知某新闻消息的时间、什么方法最好？
星期一一般不好，记者往往忙于检查上周工作；周五也不宜选，因为很多的人正考虑着如何过周末，他们当然不愿傻坐在那里提问或单独访问。周二~周四通常较合适。此外，要确认不会有其他更重要的新闻，避开突发性事件，如地震、龙卷风等。
在某一天的几点钟开始是最困难的一件事。早饭、晚饭的截稿时间不同。早报记者参加，新闻发布会应在中午、下午；如要在当天晚饭或电视晚间新闻报道中，最好安排在上午9：30或10：00~10：30。切忌只为公司自己考虑而忽略为记者提供方便。
五、新闻发布会邀请方式
永远不要用电话邀请。带有公司标志的要求信函表明新闻发布会是很正规的。信件中最好不注明会议联系人的全名和个人电话。这是为了不让记者作提前采访或提前得到新闻发布会的细节。否则，如他们提前透露了一些消息，就会伤害其他记者。
如果媒体离公司不远，就亲手送去。注意不要送得太早，以致于邀请信埋没于文件堆里，但也应给对方留出反映的时间。可以即使电话询问信件是否如期送达，对方是否与会等。
还应指出，在填写新闻发布会邀请函时应考虑一下谁会对本次新闻发布会内容感兴趣。例如，新闻只对商业报刊记者有价值，那就只邀请这些人；如是医疗新闻，那就邀请医疗报刊、电视台医疗节目的记者。当然，那些长期报道公司发展的记者要一并邀请。如拿不准，就先向报刊编辑或电视台发信询问。
六、新闻通稿与背景材料
每次发布会都应提供新闻通稿和背景介绍，以便记者能在会议涉及的问题之外挖掘新闻事件、多大报道范围。新闻通稿最好提前发给记者，这意味着当记者一来签到时就能拿到它，这样就可以一边听一边翻看。客户不必担心记者在听讲时只浏览到材料的标题--因为专业记者已习惯于边搜索信息边听讲。不过，材料要设计得便于快速阅读，勿要冗长拖沓。公司还有想到提供声像资料给记者。为此，要确保有专业摄影师在场。
背景材料一般应包括以下内容：
1、新闻发布会涉及的新闻时间的要点；
2、组织发展简史；
3、技术手册--如果发布会的目的在于推介一种新产品或新机器；
4、发言人个人介绍及照片；
5、其他如通讯卡、名片等供记者、编辑日后加以联系。
新闻通稿和背景材料的封面也应加以留意，要打印有公司标志，以建立公众认知。
七、新闻发布会场地布置
新闻发布会所用的房间大小主要取决于与会的摄影记者。电视摄影记者比报刊摄影记者所占的空间要大。如果电视摄像机在房间后排，那么公司发言人应在房间前排就座；如只有报刊记者与会，发言人就可以坐在记者中，当有人提问时就走到前排。越随便，离记者的空间距离越近，就容易营造出一种友好气氛。房间大小要多加留心。房子空间大、人员少，给人的印象是新闻发布会的内容新闻价值不大。与其这样，还不如在一个小点儿的房间里好：满屋座无虚席，还有一些人站在过道里，给人的印象是肯定有很重要的消息！不要让新闻发言人坐在镜子、窗户或其它反射光线的背景之前，以防镜头效果受损。
