当你开始策划时，要对活动全面规划，并在一张类似后文所示的表格里列出你的要求。它能帮助你初步确定活动的流程，基本上淸楚哪些内容需要包含在内。你可以把这个表格送到你考虑选用的各个地点，看看这些地点能否满足你的全部需要。
想象一下活动的整个过程，以便确定对时间和空间方面的要求（包括预留出活动初期的布置时间和活动结束时的拆卸时间了解一下需要哪些物品，并开始准备成本表。成本表要做到具体明确。如果你需要天花板有20英尺高才放得下视听设备和舞台布景材料，你就应该在表格里淸楚地注明。你还必须安排提前布置和排练的空间。如果你需要将会议厅提前预订24个小时，以便你所设置的布景能保留到活动开始的那天，那你也要把这些要求淸楚地写在表格 里。如果你需要为演员准备一个化妆间，为员工准备办公室或为准备或摆放陈列品安排一个区域，那么一定要将你的一切需要告知场地管理部门。合同签订后，减少多余安排的空间比千方百计解决空间不足的问题要容易得多.
为了做到预算精确，你应该查看你的活动的所有方面，尽可能地把所有的成本都计算在内。在这个过程中，你会发现有很多事项都要纳人到成本中，例如，街道许可证，警察的加班服务等等。这些费用应列在哪些项目中？为什么需要这些支出？要注意不断更新成本表，根据变化增减相关项目。随时清楚支出情况很重要，这样你就能够及时进行调整。例如，你可能决定保留某一个能为活动带来惊喜的项目，也可能决定晚餐供应鸡肉而不是龙虾。当然，一切都取决于你的最终目标是什么。如果你的目标是为客人提供美酒佳肴、预订观看一场戏剧首映式的最佳座位、豪华轿车接送、美味的甜点、上等的白兰地和雪茄的话，那么准备一些预先录制的背景音乐和简单的插花摆设就可以了，而并 不需要把宝贵的资金浪费在现场演出和极尽铺张的花丼展示上。
或许你的目标是举办一场奢华的活动，一场在未来几年中人们都还会津津乐道的活动。例如，在沙漠里的一个星光灿烂的夜晚，由一位著名音乐家为你的客人进行交响乐专场演出。你可以让客人乘坐热气球在日落时分到达，着陆时给他们送上香槟酒。不过，安排这些富有浪漫情调的活动项目时，你还应该考虑到一些现实问题，比如，假设天气或者风力情况不适宜热气球飞行的话，你就要预备替代热气球的交通工具、客人回去时所需的交通工具（热气球不能在夜里飞行）、一个透明的塑料帐篷（供天气不宜时使用一个用于做饭的帐篷、可移动的卫生间、将所有设施运送到沙漠里的运输车辆、随时待命的医疗救助、保安、照明、取暖设施以及防止异常情况出现的监察人员。当你把这一切费用都列入预算之后，你可能 会发现在沙漠里举行这场特别活动成本过于昂贵，而应考虑换一个地点举行。
如果你举办的是一场筹款演出活动，你在决定入场券的价格和赞助商该提供多少资金支持之前应该有一个固定预算。这一点怎么强调也不过分。你必须考虑到最糟糕的情况:假设票没有全部卖完、假设没能得到公司的赞助或只得到一部分赞助。出现这些情况怎么办？
随着政府拨款的减少，越来越多的机构开始依靠公司提供的赞助。活动与其赞助商应该是很好的搭档，而不是简单地在该活动的宣传材料上标出赞助商的名称而已。无论何时何地，尽可能地在媒体报道和所有的宣传材料中提到支持你的赞助商和名人们，最大限度地使他们在媒体报道中亮相，作为你对他们的支持与回报。
有些筹款演出活动在计算出最后的成本之前已经公布了人场券的价格，把所有的人场券都印刷出来并且全部卖完，那么这些活动亏本就不足为奇了。如果活动目标是为了将来获得赞助商的投资，那么你应该举办宣传活动而不是筹款活动。如果目标是筹款，那么为什么要把所有的人力物力花费在一个会亏损的活动上呢？提前知道你所有的费用，才能作出负责任的决定。有时看起来像机会的东西不是真正的机会，最好是置之不理。问问你自己，是不是每一个参与者都会受益？还是说有人要吃亏？如果是这样的话，远离这样的“机会”，你就不会有什么损失。
